コラムITを活用して働き方改革をスピーディーに推進するためには~クラウドサービスの活用法

いま、働き方改革ではIT活用が進んでいます。コラム「働き方改革~残業削減・長時間労働解消のための3つの視点」でご紹介している通り、多くの企業で長時間労働の足かせになっているのが「古すぎ」問題です。IT活用は、その解決策となるものです。昨今、ルーティンワークをロボットにより自動化するRPAが注目されていますが、RPA以外にもクラウドサービスをはじめとしたさまざまなものがあります。

また、ホワイトカラー業務の典型的な業務系のシステムというと、自社専用の基幹システムによる効率化が想起されますが、昨今ではクラウドサービスの普及により、様々な汎用サービスを安価に利用できるようになってきました。
そこで今回は、ホワイトカラー業務における、業務系とコミュニケーション系のクラウドサービス活用メリットについて解説します。

働き方改革のIT活用課題

働き方改革において、いま大いに活用されているITのひとつにクラウドサービスがあります。クラウドサービスとは、従来、会社が自社内にコンピュータ上でソフトウェアやデータを利用していたものを、ネットワーク経由で利用できるものです。自社でシステムやサーバーを置く必要がないことで、購入・維持にかかるコストを削減できます。

しかし、クラウドサービスはこうした運用コストを低減するという目的が先に立っているところがあり、働き方改革の目的である生産性向上に役立たせようとする視点ではまだそれほど選択されていません。

働き方改革に活用できるクラウドサービス2種

そこで働き方改革に欠かせない、生産性向上という視点でクラウドサービスを見た場合、適したものには、大きく分けると業務系とコミュニケーション系の2種類があります。

●業務系クラウドサービス
業務系は、いわゆる従来の基幹システムがカバーしていた様々な業務を自動化するものですが、クラウドサービスの広がりにより、従来の基幹システムではコストや開発期間等の制約から利用できなかった業務領域を急速にカバーするようになってきています。例えば、勤怠管理・労務管理、経費精算、会議室予約等のサービスが挙げられますが、クラウド勤怠管理システムを導入することで、これまで丸2日かかっていた集計作業が2時間で完了するなどの時短・効率化が実現します。また、多くのサービスではスマートフォンから打刻ができることから、社員がわざわざ帰社してから帰宅する手間と時間も削減できます。

●コミュニケーション系クラウドサービス
コミュニケーション系は、クラウド上でチャットやメールメッセージのやりとりをすることができるツールです。例えばMicrosoftの「MS Office365」、Googleの「Google G Suite」などが代表的です。
MS Office365は、文書や表計算などのツールがクラウド上で編集・共有でき、ファイル共有、共同作業、メール・予定表の共有、Web会議などのグループウェアを備えるものです。こうした社員同士のコミュニケーションを円滑にすることができるのがコミュニケーション系の特徴です。

IT活用による効果

IT活用は、働き方改革に対してどのような効果が得られるのでしょうか。
大きく分けて次の3つが挙げられます。

(1)効果が個人に留まらずチームにも及ぶ
個人が抱える各業務の時短・効率化はもちろん、社員同士、チーム内のコミュニケーションも円滑になり効率化します。リモートワーカー・在宅ワーカーともつながりあうことが可能です。

(2)労働時間抑制に留まらず、付加価値の向上にも寄与
IT活用は、効率化による労働時間の抑制に留まらず、付加価値を生み出す業務に人をシフトさせることができます。これまでの単純作業から脱し、従業員がより自分が為すべき本来の専門的業務に注力することができるようになることで、付加価値が生み出されます。
(1)と(2)の2つの視点から、生産性向上への高いインパクトが期待できます。

(3)働き手のモチベーションアップ=生産性向上
この効果も見逃せません。働き手にとってコミュニケーションに関わるストレス軽減はモチベーションアップにつながるため、生産性向上に寄与します。
例えば育児中のスタッフは子どもから目が離せないことから、チャットやテレビ会議などによって出社する必要がなくなれば心理的に安心ですし、単純に移動時間を減らすこともできます。また、業務のスピードアップという良い側面もあります。
こうした全体的な効率化が、働き手のモチベーションアップにもつながり、さらなる生産性向上という好循環が手に入ります。

具体的には、例えば会議中の意思決定事項の共有ドキュメントを会議中にその場で作成し、会議終了時点では議事録として保存することができます。これにより、合意事項の見える化や議事録作成の業務簡素化、手戻り・再議論の抑制にもつながります。こうした働き手のストレス軽減も、モチベーションアップ、満足度向上による生産性向上の一助となります。

まとめ

いまIT活用の分野では、AI(人工知能)の可能性も広がっています。例えば、働き手のアクションデータを蓄積し、AIを使った改善提案ができるといったところまでテクノロジーは進化しています。
こうした最先端テクノロジーは理解して使いこなせるかどうかで、各社の生産性に大きな差が出てくるでしょう。

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