コラム働き方改革の仕組み改善の要は「見える化」にあり

働き方改革では「労働生産性向上」のために、「労働時間削減」と「付加価値業務の質向上」の双方が必要です。それには「仕組み改善」と「社員のスキルアップ」の2種類の手法があります。
仕組み改善を行う際には、まずは業務を洗い出し「見える化」することが成功の秘訣です。地味なように見える「見える化」ですが、実はこれが非常に重要で、結果が出るかどうかの鍵を握っているのです。

仕組み改善の進め方

働き方改革では、そのゴールである労働生産性向上のために、付加価値業務によるアウトプットの質と労働時間削減の両方の施策を実施する必要があります。

仕事の生産性を上げ、労働時間を削減するには、業務の洗い出しが欠かせません。その上で「やりすぎ・古すぎ・抱えすぎ」の3つを是正することが重要です。

1.やりすぎの是正
社内での過度な慮りやコミュニケーション、社内に閉じた慣習や制度、縦割り組織等に起因する「やりすぎ業務」の見直しで、無駄または付加価値の低い業務(アウトプット)を洗い出し、減らす。

2.古すぎの是正
クラウド、RPA、IoT、AIといった ITテクノロジーやツールを活用するなどして、古くからの手作業や非効率なプロセスを洗い出し、最も効率の良いやり方へ是正する。

3.抱えすぎの是正
業務の属人化や人員固定化などの抱えすぎ問題に対して、変動化やマルチタスクのほか、リモートワーク、シェアリングなどを通して人の配分を最適化する。

詳細はコラム「働き方改革~残業削減・長時間労働解消のための3つの視点」で解説していますので、合わせてご覧ください。

「見える化」のための業務の洗い出しのポイント

業務を洗い出し「見える化」すると業務の無駄が見えることから、多くの企業が見える化にトライしています。しかし「見える化」は、やり方によって効果に大きな差が生じるため、様々な工夫が必要です。

見える化のために業務の洗い出しを実施するときの工夫として、例えば次のような点が挙げられます。

○粒度をそろえる
「業務の洗い出しをしましょう」と社員に呼び掛けると、同じ業務でも「経理処理」と定義する人と、「伝票入力」と定義する人とがいます。経理処理は伝票入力を含めたあらゆる経理業務を指すため、経理処理と定義する人に対しては、もう少し粒度を細かくしてもらいます。

○項目の名前を統一する
粒度は同じでも、「伝票入力」と「伝票処理」と「データ入力」とが混在していると、分析の際に混乱を招きます。項目の名前は必ず統一するようにします。

業務の分解・仮説検証はトレーニングが必要

業務を洗い出し、粒度や名前の統一などを行い材料が揃ったら、次はいよいよ整理して分かりやすく「見える化」する作業に入っていきます。働き方改革のゴールである生産性向上を達成するためには、社内のすべての業務、特にマネジメント層や管理部門などのホワイトカラーの業務をすべて洗い出し、分解した上で整理することが大切です。

この「見える化」の過程ではロジカルシンキングが威力を発揮します。そして見える化の後にも、どのあたりに問題がありそうかの仮説を立て、検証していくプロセスが求められます。この一連のロジカルシンキングにはトレーニングが必要となるため、通常、社内で行うのはなかなかむずかしいものです。第三者視点で行うとより客観的に問題を見つけ出すことができるため、専門サービスを行っている企業に依頼するのが得策といえます。

例えば、業務全体の整理に長けており、ロジカルシンキングを得意とするコンサルタントに依頼することも一つの方法です。

まとめ

働き方改革における仕組み改善の要は、見える化にあります。特にホワイトカラーの業務を重点的に洗い出し、整理して仕事全体を構造化することで、必ず問題が浮かび上がってくるものです。そこから解決の糸口を得ることができ、何をすればいいかが見えてくるでしょう。

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