事例職業環境の改善と生産性の向上で30%以上の総労働時間抑制に成功

C社(上場・ネット関連・年商100億円)
東京本社の営業部門48名(営業・営業事務担当)の総労働時間を30%以上抑制
残業時間約6割抑制に加え、営業担当者の顧客応対時間の2割以上増加を通じ売上アップを実現

背景・課題

  • C社はネット関連市場の急成長にあわせて業容を急速に拡大してきた
  • 急成長に伴い業務量も大幅に増大。人海戦術で業務量の拡大に対応してきたが、人員を増やしても全体的に人手が不足。一部スタッフの残業が恒常化していた
  • 特に営業部門において、受注前の提案書から受注後の報告書・請求書等に至るまで、様々な資料を顧客毎に「カスタマイズ」していたため作成に膨大な時間をとられていたこと、さらに顧客情報を最もよく把握している営業担当者がそれらの作成に関わらざるを得ず、結果的に営業担当者の顧客対面時間が削られてしまっていることが課題となっていた

プロジェクトの目的・ゴール・対象

  • こうした状況を踏まえ、C社は営業部門の各種事務を対象に、①職場環境の改善(一部社員の恒常的な残業の解消)、②業務・組織の見直しを通じた生産性の飛躍的向上(営業担当者の事務負担軽減・顧客対面時間アップ、業容拡大に伴う必要増員数の抑制)の2つを目的とした「働き方改革(営業事務効率化)プロジェクト」をスタート。当初はC社の社内メンバーのみでプロジェクトを進めていたが、社内から様々な「問題点」の声は集められたものの、相反する意見もあり、有効な打ち手を編み出せずにいた
  • そこで、業務効率化支援の経験・ノウハウの豊富な外部パートナーとして、イコール・パートナーズが同プロジェクトのアドバイザーとして参画した

取組の概要・手順

  • プロジェクトでは、はじめにC社が自社内からヒアリングした様々な「問題」と思われる事象を列挙。それぞれの因果関係の整理を通じて課題を特定すると共に、課題に対する打ち手を立案していった。例えば、頻発していた営業担当と事務担当の間での「手戻り」については、必要な情報の要件、プロセス、スキル、マインドといった様々な手戻り発生要因を整理し、要因をカバーするフォーマットやプロセス、手戻り発生状況可視化の仕組み等の打ち手の立案へと繋げた
  • また、C社のプロジェクトは分析を進めながら順次実行していたため、実行段階の問題点も定期会議の際にディスカッションし、個別にクリアしていった。例えば、顧客向け営業提案書の「標準フォーマット」の適用範囲等は実行段階でPDCAを回しながら定着化させていった

プロジェクトの成果

  • 東京本社の営業部門48名(営業・営業事務担当)の総労働時間を30%以上抑制。残業時間約6割抑制に加え、営業担当者の顧客応対時間の2割以上増加を通じ売上アップを実現

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