コラム生産性向上の取り組みで成果を出すためのポイントとは？

生産性向上に取り組むに当たり、まずはその意味を確認しておきましょう。

生産性とは

ヒト・モノ・カネなどの費やした資源に対して、どれだけ多く、質の高い付加価値（アウトプット）を生み出せたかを表すものです。

生産性＝付加価値（アウトプット）の質×量／経営資源

このことから、生産性向上とは「費やした資源に対する効果や付加価値の比率を高めること」といえます。

生産性を上げるためには、経営資源、例えば労働時間を削ったり、人員を削減したりしながら、同時にアウトプットの量と質を高めることが重要になります。

生産性向上に取り組む際には、次のポイントを押さえて行うことで、効率的に実施できます。

1.「目的と改善したいポイント」を明確にする
まず生産性向上の目的を定め、改善したいポイントを具体的に定めることが重要です。例えば「新規顧客を増やす」、「従業員の接客の質を上げる」などの目的を定めます。

2.「現状の問題」を明確にし、「方向性」を決める
問題の明確化も重要です。目的達成のためには現状把握を行うことで、改善ポイントも絞られ、効率的に取り組む内容も決められます。これにより方向性が定まります。

3.「取り組みの内容」を明確にする
取り組みの内容は、目的や方向が定まれば自然と見えてきます。ここでは、できるだけその取り組みの内容を具体的にします。また、個人レベルで行うもの、組織レベルで行うものそれぞれに取り組みの内容を設定することが重要です。

ここで、生産性向上の具体的な取り組み内容を個人レベルと組織レベルの2つに分けてご紹介します。

個人で行う生産性向上

・タスク管理
・スキル習得
・モチベーション管理 等

個人の生産性向上では、タスク管理やスキル習得が重要となります。
また一人一人のスキルやモチベーションを高めるためにも、会社が用意する研修制度や評価制度、福利厚生なども上手に利用しながら自分を高めていくことが欠かせません。

組織で行う生産性向上

・業務の廃止・簡素化、プロセス改善
・設備投資（ITツール活用など）
・従業員のモチベーションやエンゲージメントを高める取り組み
・適切な人材配置・育成
・マネジメント力強化 等

組織の生産性向上では、現在の業務内容を洗い出し、プロセスごとに要必要の判断をしていく業務プロセス改善を一番に行います。不要な業務は思い切ってなくし整理して、業務全体を効率化します。また、日々進化するITツールの活用も大きな生産性向上につながります。

併せて、働き手である従業員に対する取り組みも重要となります。従業員のモチベーションを高める評価制度や、エンゲージメントを高めるための会社のビジョンや社会への価値の周知、社内コミュニケーションの活性化、適切なフィードバックなどが挙げられます。

こうした生産性向上の取り組みを行っていくにあたり、論点の整理をして多岐に渡る関係者との合意形成をしたり、具体的な取り組み内容を設定したり、取り組み内容が着実に実行されているかをチェックしたりすることも必要になってきます。

また、ルールや習慣を変えること、改革していくことに慣れていないと、日々起きる小さな問題をどう解決していいかわからず、改革が頓挫しがちです。

つまり、会社の改革状況を俯瞰する第三者の視点を持つことも、改革を推進して生産性向上の効果を出すためには重要なことといえます。

生産性向上の取り組みは、いきなり施策を始めるのではなく、目的と改善したいポイント、方向性、取り組み内容を明確化してから始めることが重要です。そしてそれは、個人レベル、組織レベルそれぞれについて設定することが欠かせません。

そして第三者的な視点で改革をチェックし、是正していくことも、改革を確実に推進するためには欠かせません。

しかしながら、現実的には、社内に適任者がいなかったり、適任者がいたとしても時間的な余裕がなかったりすることも多いでしょう。そのような場合には、改革や問題解決に慣れた“生産性向上のプロフェッショナル”の手を借りることも、有効な打ち手となり得ます。進化のスピードが速いITツールの活用法などの“世の中の最新情報”を知る外部専門家の知見は、改革の成果拡大やスピードアップにおおいに役立つでしょう。